Persónuverndarstefna Myndmál

Myndmálið Mitt ehf

Fyrst samþykkt 13. júlí, 2018. Síðast uppfært 3. mars, 2019.

1. Um persónuverndarstefnuna

   Við tökum persónuvernd einstaklinga alvarlega og þá sérstaklega með tilliti til meðhöndlunar og geymslu umræddra gagna. Markmið stefnunnar er að uppfylla lög 77/2000: lög um persónuvernd og meðferð persónu-upplýsinga sem og samevrópsku persónuverndarlöggjöfina (GDPR), “The General Protection Regulation (EU) 2016/679”. Við leggjum áherslu á að uppfylla umrædd lög og reglugerðir eftir bestu getu.
   
   Persónuverndarstefnan tekur fyrir hvers konar gögnum er safnað, hvers vegna umræddum gögnum er safnað, hversu lengi vænta megi að þau séu geymd, hvert má gera ráð fyrir því að gögnum sé deilt og hvað sé gert til þess að tryggja öryggi þeirra.

2. Upplýsingar um umsjónaraðila gagnanna

   Umsjónaraðilar gagnanna er Myndmálið Mitt ehf, kt 580918-0260. Eigendur þess eru Ragnhildur Gunnarsdóttur, leikskólakennari og sérkennslufræðingur, sem og Jónas Tryggvi Stefánsson, tölvunarfræðingur. Myndmálið Mitt býður upp á íslenskukennslu með megináherslu á yngstu kynslóðina og alla nýliða íslenskrar tungu. Þar sem að snertipunktur viðskiptavina er í gegnum Myndmál vefinn og Myndmál vörumerkið þá vísum við hér eftir til Myndmálið Mitt ehf þegar að talað er um Myndmál.

3. Tegundir persónuupplýsinga

   Persónuupplýsingar sem að Myndmál vinnur með eru gjarnan upplýsingar sem að tengir pantanir við réttmætan einstakling pöntunar, m.a. nafn, kennitala og heimilisfang, samskiptamöguleikar eins og netföng og símanúmer, sem og viðbótarupplýsingar sem viðskiptavinur vill koma á framfæri. Myndmál geymir upplýsingar um staðfestingar á greiðslum, þ.m.t. greiðslumáta sem og tilvísunarnúmer greiðslugátta. Einstaklingar sem panta hafa val um að láta í té upplýsingar eins og kennitölu, heimilisfang og símanúmer en við gerum kröfur um slíkar upplýsingar frá stofnunum fyrir reikningagerð og markvissari samskipti. Myndmál gerir eingöngu kröfu um að notendur þess, sem nota áskriftir sem að keyptar eru, láti í té netfang og nafn, ásamt því að hafa tengingu við pöntunina sem að greiddi fyrir áskrift notandans. Myndmál heldur einnig utan um tímasetningar á aðgerðum eins og pöntunum, ný-skráningum og endurvirkjunum aðganga. Kennitölur afsláttarhafa eru einnig geymdar þegar að það á við. Myndmál notar ýmis kerfi til þess að þjónusta betur viðskiptavini og tilvonandi viðskiptavini, þ.m.t viðskiptamannakerfi og tölvupóstþjónustu. Tilgangur viðskiptamannakerfisins er að hafa yfirsýn yfir viðskiptavini og snertifleti við tilvonandi viðskiptavini, í þeim tilgangi að hjálpa þeim að leysa þau vandamál sem að þeir upplifa dag frá degi. Viðskiptamannakerfið inniheldur einungis opinberar upplýsingar um viðskiptavini og tilvonandi viðskiptavini sem teljast nauðsynleg til þess að bæta þjónustu við þá, eins og samskipti og tengiliðaupplýsingar. Viðskiptamannakerfið hefur ekki réttindi til þess að miðla þessum upplýsingum áfram. Það er hinsvegar enginn skráður í tölvupóstþjónustuna okkar nema að óska eftir því sérstaklega og þá erum við eingöngu að vinna með upplýsingar eins og netfang, nafn og aðrar upplýsingar eins og starfssvið viðkomandi til þess að geta betur þjónustað viðkomandi með efni sem að er sniðið að þeirra þörfum. Tölvupóstþjónustan hefur ekki réttindi til þess að miðla þessum upplýsingum áfram til utanaðkomandi aðila.

4. Tilgangur vinnslu á persónupplýsingum

   Allar þær persónuupplýsingar sem að viðskiptavinur lætur Myndmál í té eru í þeim tilgangi að halda utan um pantanir viðskiptavinar, greiðslur viðskiptavinar sem og upplýsingar sem að tryggja að viðskiptavinur geti gert tilkall til þeirrar þjónustu sem að hann hefur óskað eftir og greitt fyrir, sem og að geta tryggt honum aðgang að þeirri þjónustu sem hann á réttmætt tilkall til. Þar að auki geyum við persónuupplýsingar til þess að geta þjónustað viðskiptavini og tilvonandi viðskiptavini betur. Myndmál kann að nota tengiliða-upplýsingar eins og netfang til þess að hafa samband við viðskiptavini og upplýsa um þjónustu Myndmál, svo lengi sem að viðskiptavinur óski þess að svo sé ekki gert. Við förum varlega með vitneskju á símanúmerum viðskiptavina og tilvonandi viðskiptavina. Við áskiljum okkur rétt til þess að hringja í viðskiptavini til þess að spyrjast fyrir eða veita upplýsingar um virka pöntun eða virkan aðgang. Við áskiljum okkur líka rétt til þess að hringja í viðskiptavini og tilvonandi viðskiptavini sem sýnt hafa áhuga á því að fá fagaðstoð, svo fremi sem að umrætt símanúmer sé ýmist opinberlega aðgengilegt eða veitt í té af viðkomandi. Það geta komið upp aðstæður þar sem að fagaðstoð felur í sér meðmælum á okkar eigin þjónustu en það er þá gert með það markmið í huga að leysa eitthvað vandamál hjá viðkomandi.

5. Hversu lengi eru upplýsingar viðskiptavinar geymdar?

   Upplýsingar eru geymdar eins lengi og nauðsyn ber hverju sinni og þá með tilliti til tegund gagnanna. Upplýsingar sem að þjóna engum sérstökum tilgangi eru eyddar, nema að lög og reglugerðir geri kröfur þar um eins og til dæmis lög um lágmarksgeymslutíma bókhaldsupplýsinga, sbr lög um bókhald nr. 145/1994. Upplýsingar eins og nafn sem tengt er aðgangi er geymt að minsta kosti jafn lengi og að aðgangur er virkur en netfang á aðgangi á óvirkum aðgangi er geymt svo lengi sem að viðskiptavinur óski eftir því að því sé eytt. Upplýsingar á óstaðfestum pöntunum eru geymdar svo lengi sem að viðkomandi óski ekki eftir því að umræddum upplýsingum sé eytt. Upplýsingar um staðfestar pantanir, þ.e.a.s. pantanir sem búið er að greiða fyrir, eru geymdar að lágmarki eins lengi og lágmarksgeymslutími bókhaldsgagna segir til um, en að þeim tíma liðnum getur viðskiptavinur óskað eftir því að við eyðum upplýsingum sem að tengja hann við pöntunina eða þjónustuna. Upplýsingar um afslætti sem veittir eru viðskiptavinum undir ákveðnum kringumstæðum eru geymd að lágmarki jafn lengi og staðfestar pantanir en að þeim tíma loknum getur viðskiptavinur óskað eftir því að láta eyða umræddum gögnum um sig.

6. Hvert er persónupplýsingum miðlað?

   Myndmál lætur engum í té persónuupplýsingar nema Myndmál sé tilneytt til þess að gera það og þá eingöngu í samræmi við lög, til dæmis ef yfirvöld, lögregla eða aðrar viðeigandi aðilar geri tilkall til gagnanna sem hafa réttmætt tilkallt til þeirra í samræmi við lög. Myndmál kann að láta slíkar upplýsingar í té ef að dómari úrskurðar að Myndmál verði að veita slíkar upplýsingar fyrir rétti eða til lögreglu. Viðskiptavinur má hinsvegar veita leyfi fyrir því að honum sjálfum séu veittar upplýsingar um þær persónuupplýsingar sem að geymdar eru um hann. Myndmál áskilur sér rétt til þess að miðla upplýsingum um viðskiptavini sína, undir ákveðnum kringumstæðum, til greiningaraðila til þess að efla þjónustu Myndmál en hver sá sem meðhöndlar slíkar upplýsingar er bundinn trúnaði um þær upplýsingar og á það einnig við um alla hluthafa Myndmál sem og þá sem kunna að starfa fyrir Myndmál eða veita Myndmál þjónustu á einhverjum tímapunkti. Myndmál selur upplýsingar ekki til þriðja aðila sem hægt er að rekja til einstaka viðskiptavina.

7. Hvernig tryggjum við öryggi á persónuupplýsingum?

   Myndmál framfylgir helstu öryggisstöðlum sem ætlast er til að framfylgt sé og gerir allt sem í sínu valdi stendur til þess að tryggja að upplýsingar séu unnar á öruggan máta. Til dæmis er gert allt sem í okkar valdi stendur til þess að tryggja að óprúttnir aðilar fái ekki aðgang að persónuupplýsingum eða að viðkomandi geti skemmt eða eyðilagt umræddar upplýsingar. Myndmál tekur til greina áhættu á meðhöndlun gagna hverju sinni og finnur þær leiðir sem að teljast öruggasta til þess að framfylgja. Upplýsingar viðskiptavinar eru geymdar hjá hýsingaraðila sem og í bókhaldskerfum í einstaka tilfellum og Myndmál metur hæfi umræddra aðila hverju sinni og sér til þess að geymsluaðilar séu hæfir til þess. Myndmál áskilur sér rétt til þess að eiga afrit af umræddum gögnum en á sama tíma er séð til þess að þau séu geymd á eins öruggum stað og hugsast getur.

8. Réttur viðskiptavinar

   Viðskiptavinir eiga rétt á því að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem að Myndmál á um þá og undir ákveðnum kringumstæðum getur hann óskað eftir því að upplýsingum um sig sé eytt eða fært til eftir aðstæðum. Viðskiptavinur hefur einnig rétt á því að senda inn kvörtun til Persónuverndar.

9. Hvernig er hægt að hafa samband við okkur

   Hægt er að hafa samband við Myndmál með því að senda tölvupóst á netfangið myndmal@myndmal.is, hringja í símanúmerið 820-2392, eða hafa samband við okkur í gegnum Facebook: https://www.facebook.com/Myndmal. Myndmál notast við fleiri samfélagsmiðla sem hægt er að hafa samband í gegnum en mælt er með því að nota fyrrgreindar leiðir til þess að hafa samband til þess að spyrja spurninga eða fá ráðgjöf um þjónustu Myndmál. Teljir þú að Myndmál sé á einhverjum tímapunkti að fara á skjön við persónuverndarlög hverju sinni eða ef einhverjar spurninga vakna þá má hafa samband við okkur.

10. Hvenær og hvernig er persónuverndarstefna Myndmál uppfærð?

    Myndmál áskilur sér rétt til þess að breyta, bæta og lagfæra persónuverndarstefnuna hvenær sem er og slíkar breytingar taka í gildi jafnóðum. Slíkar breytingar geta verið gerðar til þess að til dæmis standast lög og reglugerðir um persónuvernd hverju sinni. Allar breytingar verða aðgengilegar jafnóðum í gegnum heimasíðuna, www.myndmal.is